MAS 계약을 준비하고 있는데 거래실적은 있습니다. 그런데 견적서·거래명세서 등 증빙자료가 부족한 경우, 컨설팅사가 보완 가능한 자료부터 정리해 줄 수 있습니까?

 

 

 

Q. MAS 계약을 준비하고 있는데 거래실적은 있습니다. 그런데 견적서·거래명세서 등 증빙자료가 부족한 경우, 컨설팅사가 보완 가능한 자료부터 정리해 줄 수 있습니까?

 

네. 이런 경우가 실제 MAS 컨설팅 현장에서 상당히 많습니다.

 

저는 “증빙이 부족하다 = MAS를 못 한다”​고 바로 판단하지 않습니다.

우선 실제 거래가 있었는지를 확인한 다음, 현재 남아 있는 자료로 어디까지 거래관계를 입증할 수 있는지부터 역으로 정리합니다.

조달청의 MAS 업무절차상 가격자료 제출 단계에서는 승인된 품목의 가격총괄표와 거래처별 거래내역, 세금계산서 등을 제출하게 됩니다. 따라서 실제 거래는 많더라도 제품명·규격·수량·단가 등이 서로 연결되지 않는다면 가격자료를 정리하는 과정에서 문제가 생길 수 있습니다.

현재 물품 MAS 업무처리규정도 2026년 7월 21일 시행된 조달청훈령 제2400호를 기준으로 운영되고 있기 때문에, 저는 최신 공고와 해당 세부품명의 계약조건을 함께 확인하면서 자료를 정리합니다.

제가 먼저 하는 것은 ‘거래자료 전수점검’입니다.

예를 들어 회사에 다음 자료가 일부만 남아 있다고 하겠습니다.

세금계산서는 있는데 견적서가 없다.
거래명세서는 있는데 계약서가 없다.
입금내역은 있는데 모델명이 표시되지 않았다.
제품명은 같은데 거래자료마다 규격 표현이 다르다.

이런 경우 저는 자료가 없다고 끝내지 않습니다.

우선

거래일자 → 거래처 → 제품명 → 모델명 → 규격 → 수량 → 단가 → 공급가액 → 세금계산서 → 입금내역

순으로 거래를 다시 배열합니다.

그렇게 하면 어떤 거래는 증빙이 충분하고, 어떤 거래는 추가 확인이 필요한지​가 보이기 시작합니다.

컨설팅사가 해줄 수 있는 핵심은 ‘증빙의 재구성’입니다.

예를 들어 기존 자료 중에서

• 전자세금계산서
• 거래명세서
• 견적서
• 계약서·발주서
• 입금내역
• ERP 판매자료
• 온라인 주문·결제자료
• 출고자료
• 대리점 거래자료

등을 서로 대조해서 하나의 거래가 처음부터 끝까지 연결되도록 정리할 수 있습니다.

그리고 이를 바탕으로 MAS 가격자료 작성에 필요한 거래를 분류하고, 부족한 부분은 회사가 실제 보유하거나 정상적으로 재발급·확인할 수 있는 자료가 무엇인지 체크해 드릴 수 있습니다.

조달청의 MAS 업무자동화 시스템 안내에서도 거래처별 거래내역과 가격증빙자료를 작성·첨부하는 절차를 안내하고 있습니다.

다만 ‘보완’과 ‘만들어내는 것’은 전혀 다릅니다.

이 부분은 제가 분명하게 말씀드립니다.

실제 거래가 없는데 거래자료를 만드는 것, 과거 거래조건을 사실과 다르게 소급해서 작성하는 것, 단가를 유리하게 보이게 하기 위해 증빙을 변경하는 것은 컨설팅의 영역이 아닙니다.

컨설팅사가 할 일은 없는 거래를 만드는 것이 아니라 실제로 있었던 거래를 객관적으로 설명할 수 있도록 흩어진 증빙을 정리하는 것입니다.

저는 자료를 세 등급으로 나누어 봅니다.

A. 바로 활용 가능한 거래

세금계산서, 거래명세서, 모델·규격, 수량, 단가 등이 일치하는 거래입니다.

B. 보완하면 활용 가능한 거래

세금계산서는 있으나 규격 확인이 부족하거나, 거래명세서·발주서 등 추가자료를 확보하면 거래내용을 명확하게 연결할 수 있는 경우입니다.

C. 활용 여부를 신중하게 판단해야 하는 거래

제품이나 규격을 특정하기 어렵거나 가격차이의 원인을 설명하기 힘든 거래입니다.

저는 이 구분이 중요하다고 봅니다.

거래실적이 100건 있다고 해서 100건을 무조건 가격자료로 밀어 넣는 것이 좋은 전략은 아니기 때문입니다.

결국 중요한 것은 ‘거래실적의 숫자’보다 ‘증빙의 연결성’입니다.

MAS를 준비하는 기업이라면 거래가 발생할 때부터

견적서 → 발주·계약 → 거래명세서 → 세금계산서 → 입금 → 출고자료

가 하나의 흐름으로 연결되도록 관리하는 것이 가장 좋습니다.

하지만 이미 과거 거래가 이루어졌고 자료가 부족한 상태라면 저는 먼저 최근 거래자료 전체를 진단해서 활용 가능자료와 보완 필요자료를 분리하는 작업부터 시작합니다.

제가 MAS 컨설팅에서 해드릴 수 있는 것도 바로 이런 부분입니다.

자료를 대신 만들어 주는 것이 아니라, 현재 가지고 있는 거래자료 중 무엇을 사용할 수 있고, 무엇을 추가 확보해야 하며, 무엇은 가격자료에서 신중하게 판단해야 하는지를 정리해 드리는 것입니다.

그래서 저는 증빙자료가 부족한 기업일수록 MAS 신청부터 서두르기보다 ‘거래실적 증빙 사전진단’을 먼저 하는 것이 훨씬 안전하다​고 말씀드립니다.

거래실적이 있다는 것만으로는 부족합니다.
MAS에서는 그 거래를 객관적으로 설명할 수 있는 자료구조까지 만들어 놓는 것이 중요합니다.